文件追蹤簡介

在資產追蹤的廣義范疇下，文件追蹤是一種利用RFID技術追蹤文件和文件的應用。文件跟蹤系統旨在減少員工在工作場所維護和管理數百甚至數千個文件的時間。許多企業目前使用基本方法管理文件，如字母歸檔、顏色編碼歸檔或條形碼。RFID文件追蹤系統日益流行，因為它們不僅提升了員工的可見性，還節省了之前花在盤點庫存或尋找丟失文件上的時間。

優點

并非所有企業仍然依賴傳統的文書工作，但在醫療保健、法律、保險、政府等領域中，這種做法非常普遍。從統計學上看，員工每天花九分鐘或更長時間尋找丟失的文件（相當于每年38小時）。每天九分鐘看似不多，但當時間累積起來時，這對公司來說可能是一筆可觀的收入。每名員工每年浪費38小時，可能讓企業損失從最低工資員工的276美元到高層員工的數千美元不等。

除了經濟效益，RFID文件追蹤還有其他好處，比如提升工作場所的組織性。一個有序的空間不僅幫助員工，還能讓企業在客戶面前顯得專業。丟失文件或文件可能會損害企業聲譽，甚至導致客戶流失。在線評價在當今時代可能成就或毀掉一個企業，這也凸顯了給每位客戶留下良好印象的重要性。

RFID標簽

RFID標簽和濕嵌是設計用于各種資產的小型薄RFID標簽，包括紙質和文件夾。一些文件追蹤應用使用HF（高頻）標簽，但這些標簽的讀取范圍只有幾英寸，因此在成千上萬的文件中找到它們可能需要相當長時間。

超高頻（UHF）標簽將提供更大的讀取范圍——最大化找到標簽的機會。此外，UHF標簽的價格低于HF標簽。推薦使用幾種不同的UHF濕式嵌入式設備用于文件追蹤應用。

測試不同標簽是確保為特定系統和應用選出最佳標簽的唯一方法。

編碼

在開始尋找適合應用的標簽的過程時，建議準備一組標簽樣本包，以便在預期環境中測試各種標簽。

每個標簽都不同，其中一個重要方面是標簽上的預編碼EPC編號。有些標簽帶有唯一的、不重復的EPC編號，而另一些則帶有不唯一的編號。如果所選標簽預先編碼了非唯一編號，且未手動重新編碼特定號碼，RFID標簽ID可能會重復出現。這在尋找特定文件時可能會成為問題，因為多個標簽ID被編碼為與所需文件關聯的值相同。在將標簽編碼為特定識別號時，預編碼的EPC編號不會成為因素。

如果每個標簽除了EPC編號外還需要更多信息，用戶內存組的位數將非常重要。例如，一家公司可能更喜歡簡單且僅將文件名與EPC編號關聯的軟件。在這種情況下，公司還可以在用戶記憶庫中編碼其他必要信息，如最后檢查日期。

RFID天線與電纜

使用固定讀卡系統時，應根據所選系統類型選擇RFID天線和電纜。例如，RFID庫存系統通常使用與大面積跟蹤系統不同的天線和電纜。一般建議使用圓極化天線進行文件追蹤，因為文件上的RFID標簽會從不同角度被讀取，尤其是在門戶設置中。對于所有文件都標記在同一位置、相同角度的庫存盤點，可以使用線極化天線。

每個系統的長度和隔熱等級很大程度上取決于RFID系統的尺寸和距離。簡而言之，盡可能使用較短的電纜，因為RFID電纜沿長度會損失射頻能量。如果需要更長的電纜，使用絕緣等級更高的電纜有助于減少射頻能量損失，并確保信號更強地反饋給讀卡器。

RFID讀卡器

并非所有手持式RFID讀卡器都包含類似蓋革計數器或金屬探測器的程序，幫助查找特定的RFID標簽。一些公司會依賴此功能來查找RFID標簽，因此在瀏覽和購買RFID手持閱讀器時，這是一項至關重要的必備條件。此類程序通常稱為標簽定位函數，通常集成在特定手持閱讀器上用于測試。

這些標簽定位演示程序僅用于測試，制造商假設讀取器將與終端用戶應用相關的專用軟件使用。標簽定位器功能是一個非常基礎的程序，但軟件開發者可以創建更易用的程序，并將其作為更大、更強大系統的一部分整合。

固定讀卡器不具備任何標簽定位器功能，但由于固定讀卡器通常不用于隔離單個文件，缺少此功能不會阻礙進展。固定讀卡器更常用于大規模庫存盤點或通過傳送門時讀取標簽。

文件追蹤的類型

文件跟蹤系統有多種分類方式，但最簡單的方法之一是按基本功能對系統進行分組：

小區域跟蹤

小區域追蹤是指在有限的空間內定位文件，如小房間、柜子或書架。該系統成本低于其他系統，必要時可輕松遷移（如更換辦公室或文件區），并可與簡單的Excel文檔結合，將RFID標簽ID與文件編號關聯為軟件組件。

硬件配置：

開始使用小型區域追蹤系統需要手持閱讀器、RFID標簽以及Excel文檔或軟件。每個RFID標簽要么預先編碼了唯一的EPC編號，要么最終用戶需要用特定編號編碼。EPC編號隨后與文件名或編號關聯，便于搜索。下面的示例Excel文檔被設置為反映一份醫生辦公室的簡單文檔，將EPC編號與患者的檔案號關聯起來。使用此方法時，在文檔中搜索關鍵詞/編號會顯示文件及對應的EPC編號。

當將EPC編號輸入手持讀取器的標簽定位程序時，按住扳機鍵即可啟動蓋革計數器功能，越靠近特定RFID標簽，嗶嗶聲越快。

庫存控制

對于那些需要花費數天或數周進行庫存檢查的企業來說，使用RFID文件跟蹤系統進行庫存管理可能是更具吸引力的解決方案。手工盤點不僅占用關鍵員工時間，還可能因人為錯誤而產生偏差。RFID技術可以將庫存控制從每月或每年的流程轉變為只需幾分鐘即可完成的日常例行公事，這也將提升工作場所的可見性。

硬件配置：

庫存控制文件跟蹤系統的成本可能比其他系統更高，因為在庫存周期內需要讀取大量文件。它們還需要更強大的軟件，以便將庫存盤點發送到數據庫，識別缺失的文件。如果沒有軟件來管理流程，手持讀卡器在盤點庫存時讀取的EPC編號不會被存儲或轉移處理。

庫存管理的文件跟蹤系統可以根據庫存文件數量有多種不同方式設置。

硬件選項1：手持閱讀器

UHF標簽可以在文件追蹤系統中的手持讀取器中使用，因為這些標簽至少有幾英尺的讀取范圍。通過緩慢地將手持閱讀器沿帶標簽的文件行移動，可以逐行采集庫存。

硬件選項2：固定讀卡器和架式天線

使用帶有架子天線的固定讀卡器可以節省大部分盤點庫存的精力。通過將文件放置在架子天線上，固定讀卡器可以定期清點標簽。當文件夾被移除時，軟件可以準確報告哪個文件夾被從哪個架子上移除。

硬件選項3：固定閱讀車系統

類似于使用手持閱讀器，設計移動固定閱讀器系統是通過逐行移動來盤點的好方法。將兩到四個圓極化天線固定在可調節桿上，用戶可以緩慢地推動推車沿通道進行盤點。該方法需要大量測試，以確保天線的安裝和位置正確，以讀取標記文件。

大面積跟蹤與定位

作為一個成本高且復雜的系統之一，大范圍的跟蹤和定位可以在房間、柜子或架子中找到文件;但它也具備為每個被標記文件創建和維護保管鏈的能力。前兩種文件跟蹤系統缺乏的一個關鍵方面是文件室或特定區域之外的可見性。由于該系統比大多數系統更復雜，根據客戶的環境和/或硬件偏好，提供多種不同的設置選項。該系統還可以與其他三種類型的文件追蹤系統結合使用，打造更強大的文件跟蹤解決方案。

硬件配置：

為了建立監管鏈，軟件必須能夠識別每位員工，因此帶有RFID標簽的員工徽章對于該系統的成功至關重要。每位員工的徽章信息以及RFID標簽的ID編號都會被關聯到軟件中，用文件記錄員工的行蹤。

檔案室每個出入口都設有傳送門系統：

為了捕捉標記文件的移動，文件室的每個進出口都需要安裝RFID系統。使用固定RFID讀卡器和2+天線的基礎門戶系統可用于捕獲通過門戶的標簽。一個值得注意的問題是，門戶系統本身無法準確報告取文件的人是否進出了文件室。為緩解此問題，結合GPIO設備（如光斷傳感器）有助于確定方向性（配合軟件邏輯）。

沒有其他硬件，系統只能知道是誰從文件室取走了文件。對于一些公司來說，這可能已經足夠——而對另一些公司來說，文件離開房間后，保管鏈并不會停止，因此必須知道文件何時到達員工桌上以及在那里停留了多久。

每位員工的辦公桌前都有臺式閱讀器：

通過在每位員工的辦公桌上放置一個低價桌面RFID讀卡器，軟件可以記錄標記文件已到達目的地。桌面閱讀器還增加了文件在從一張桌子到另一張桌子時的可見性，而不是從一個桌子到另一個文件夾。

安全性

確定查看重要文件的權限等級是另一種文件RFID追蹤系統。與大范圍追蹤和定位一樣，RFID標簽不僅必須出現在每個檔案上，也必須貼在每個員工徽章上。這種系統需要復雜的軟件，因為員工徽章和RFID 標簽ID需要關聯，同時還需關聯員工當前的安全許可等級。設置好后，系統可以通過GPIO設備觸發蜂鳴器或警報，當文件未獲得適當許可時會響起。這種類型的系統設置會因你的軟件而異。部分軟件系統配備用戶友好的觸摸屏以便簽收，而另一些則支持較簡單的硬件配置。

硬件配置：

如前所述，硬件配置會因軟件能力而有很大差異。通常，所有安全硬件設置都需要某種門戶系統來追蹤標簽離開文件室，以及一個GPIO設備來觸發警報（如有需要）。該門系統可以是預包裝的門，也可以是安裝在門框內的讀卡器和天線。由于需要更多初期時間和硬件，可以通過使用RFID讀卡器讀取身份證，然后讓用戶借出所需文件來實現簽到/結出系統。這種系統比依賴門戶系統掃描身份證和檔案的系統需要的自動化處理更少。當門戶掃描兩個RFID標簽時，會將信息發送給軟件，以便快速決定需要更復雜軟件解決方案的權限等級。

RFID軟件

目前市場上有幾家RFID文件跟蹤軟件提供商，提供配套的軟件解決方案。這些軟件解決方案根據版本不同，具備多種功能，可以幫助您查找文件、搜索文件歷史、盤點等。一些軟件程序將標簽的EPC編號與文件信息關聯，用戶可以通過關鍵詞搜索以便使用。聘請軟件工程師是一個很好的選擇，可以確保系統滿足某些預包裝軟件解決方案中可能沒有的標準。軟件開發人員能夠編寫與RFID讀取器交互的應用程序，創建數據庫和程序，幫助減少尋找丟失文件的時間和精力。